E-Mail-Adressen für Projekte

Zuletzt geändert von Christoph Bußenius am 2024/07/03 09:38

Projektadressen werden benutzt, um E-Mails an potentiell mehrere Empfänger zuzustellen.

Beispiele:

  • Kontaktadresse für eine Arbeitsgruppe
  • Ein Posten, für den die Verantwortung wechseln kann
  • Gruppenkommunikation

Dafür bietet die ITO zwei Lösungen an:

  • Shared Folder: Synchronisierter Ordner
  • Mailingliste: Mailkopien an alle Empfänger

Der Lehrstuhladministrator oder die ITO (support@ito.cit.tum.de) berät bei der Auswahl gerne.

Shared Folder

Arbeitsweise:

  • Empfang über projektbezogene E-Mail-Adresse
  • E-Mails in gemeinsamer Ordnerstruktur gespeichert
  • Zugriff über einen Unterordner der freigeschalteten persönlichen ITO-Accounts (mit IMAP)
  • Z.B. Löschen oder Verschieben von Mails wirkt sich auf alle Teilnehmer aus
  • Später hinzugefügte Nutzer sehen alle bisherigen E-Mails

Neue Benutzer werden im Shared Folder von der Systemgruppe oder vom Lehrstuhladministrator aufgenommen.

Historisch hieß der Shared Folder bei der Mathematik 'Funktionsadresse'.

Shared Folders können die Lehrstuhl-Admins selbst erstellen in der StrukturDB. Die Funktion dafür ist zu finden unter „Register“ ↦ „Sharedmail“ ↦ „Neu“.

CIT

Die Seit der Einführung der CIT-Mailadressen gilt die Anleitung hier für alle Shared Folder in der CIT (Informatik, Mathematik, ...):

Teilnehmer des Shared Folders müssen ein neues Konto im Mailclient (z.B. Thunderbird, Outlook) hinzufügen. Die Logindaten werden in der StrukturDB jedes Mal angezeigt, wenn Benutzer hinzugefügt werden, sind im Allgemeinen aber immer wie in der folgenden Beschreibung:

  • Neues IMAP-Konto anlegen (Achtung: Nicht POP3 Siehe Hinweis unten)
  • E-Mail-Adresse des Kontos: projektname.lehrstuhl@cit.tum.de (wird als Absendeadresse benutzt)
  • Servername: mail.cit.tum.de
  • Benutzername: projektname.lehrstuhl+citkennung
  • Passwort: CIT-Kennungs-Passwort

Zugriff über Webmail:

POP3-Zugriff:

  • Falls Sie aus irgendwelchen Gründen POP3 statt IMAP benutzen möchten, achten Sie bitte darauf, dass das automatische Löschen in Ihrem Mailprogramm nicht aktiviert werden darf. Viele Mailprogramme haben für POP3 die Standardkonfig, dass alle Mails direkt nach dem Herunterladen oder nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Damit sind sie auch den anderen Projektmitgliedern nicht mehr zugänglich.

Diese Anleitung zeigt, wie die Projektmitglieder den Shared Folder Account im Mailclient einrichten können.

Informatik

Das alte Modell aus der Informatik verwenden wir nicht mehr für neu erstellte Shared Folder. Stattdessen siehe oben bei CIT.

  • Projektpostfach ist ein Unterordner im persönlichen IMAP-Postfach: INBOX.shared.projektname.Eingang
  • Weitere Unterordner können unterhalb von Eingang angelegt werden, aber diese können nur von der Systemgruppe gelöscht werden (um versehentliche Löschungen zu verhindern)

Falls der Ordner noch nicht angezeigt wird, muss der Mailclient (z.B. Thunderbird) neu gestartet werden.

Weitere Anleitung vom Helpdesk befindet sich hier.

Mathematik

Das alte Modell aus der Mathematik ist nur geringfügig verschieden vom CIT-Modell. Für neu eingerichtete Mailboxen bitte oben bei CIT nachsehen.

Teilnehmer des Shared Folders müssen ein neues Konto im Mailclient (z.B. Thunderbird, Outlook) hinzufügen:

  • Neues IMAP-Konto anlegen (Achtung: Nicht POP3 Siehe Hinweis unten)
  • E-Mail-Adresse des Kontos: projektname@ma.tum.de (wird als Absendeadresse benutzt)
  • Servername: mail.ma.tum.de
  • Benutzername: mathekennung@projektname
  • Passwort: Mathe-Kennungs-Passwort

Zugriff über Webmail:

POP3-Zugriff:

  • Falls Sie aus irgendwelchen Gründen POP3 statt IMAP benutzen möchten, achten Sie bitte darauf, dass das automatische Löschen in Ihrem Mailprogramm nicht aktiviert werden darf. Viele Mailprogramme haben für POP3 die Standardkonfig, dass alle Mails direkt nach dem Herunterladen oder nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Damit sind sie auch den anderen Projektmitgliedern nicht mehr zugänglich.

Diese Anleitung erklärt, wie die Projektmitglieder nach der Freischaltung auf die Mails zugreifen können.

Mailingliste

Arbeitsweise:

  • Empfang über projektbezogene E-Mail-Adresse
  • Die E-Mail wird vervielfältigt und jedem Listenempfänger einzeln zugestellt
  • Neue Mitglieder haben keinen Zugriff auf alte Mails
  • Löschen von Mails wirkt sich auf keine anderen Teilnehmer aus

Die Mailingliste kann vom Lehrstuhl-Administrator editiert werden (zum Hinzufügen oder Löschen von Mitgliedern).

Empfangene Mails können automatisch in einen Unterordner im Postfach sortiert werden:
UCentral.

Bei Fragen, bitte wie immer an den Lehrstuhladministrator oder den Helpdesk (support@ito.cit.tum.de) wenden.

OTRS

OTRS ist ein Open-Source-Ticketsystem. support@ito.cit.tum.de leitet z.B. an unsere OTRS-Instanz weiter.

Ein Ticketsystem kann sich lohnen, wenn:

  • Fortschritt von Aufgaben von mehreren Teilnehmern verwaltet wird
  • Zuständigkeiten nicht eindeutig sind
  • Aufgaben Zustände wie 'Erledigt, ...' haben

Um am TUM-OTRS teilzunehmen, bitte ans IT-Servicezentrum wenden: it-support@tum.de