Version 9.1 von Aysegül Omus am 2023/12/28 13:16

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3 Projektadressen werden benutzt, um E-Mails an potentiell mehrere Empfänger zuzustellen.
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5 Beispiele:
Aysegül Omus 4.2 6
wikibot 1.1 7 * Kontaktadresse für eine Arbeitsgruppe
8 * Ein Posten, für den die Verantwortung wechseln kann
9 * Gruppenkommunikation
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Aysegül Omus 5.1 11 Dafür bietet die ITO zwei Lösungen an:
Aysegül Omus 4.2 12
wikibot 1.1 13 * **Shared Folder**: Synchronisierter Ordner
14 * **Mailingliste**: Mailkopien an alle Empfänger
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Aysegül Omus 5.1 16 Der Lehrstuhladministrator oder die ITO ([[support@ito.cit.tum.de>>mailto:support@ito.cit.tum.de]]) berät bei der Auswahl gerne.
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Thomas Walter Erbesdobler 2.1 18 = Shared Folder =
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20 Arbeitsweise:
Aysegül Omus 4.2 21
wikibot 1.1 22 * Empfang über projektbezogene E-Mail-Adresse
23 * E-Mails in gemeinsamer Ordnerstruktur gespeichert
Aysegül Omus 5.1 24 * Zugriff über einen Unterordner der freigeschalteten persönlichen ITO-Accounts (mit IMAP)
wikibot 1.1 25 * Z.B. Löschen oder Verschieben von Mails wirkt sich auf alle Teilnehmer aus
26 * Später hinzugefügte Nutzer sehen alle bisherigen E-Mails
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28 Neue Benutzer werden im Shared Folder von der Systemgruppe oder vom Lehrstuhladministrator aufgenommen.
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30 Historisch hieß der Shared Folder bei der Mathematik 'Funktionsadresse'.
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32 Shared Folders können die Lehrstuhl-Admins selbst erstellen in der StrukturDB. Die Funktion dafür ist zu finden unter „Register“ ↦ „Sharedmail“ ↦ „Neu“.
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Thomas Walter Erbesdobler 2.1 35 == CIT ==
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37 Die Seit der Einführung der CIT-Mailadressen gilt die Anleitung hier für alle Shared Folder in der CIT (Informatik, Mathematik, ...):
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39 Teilnehmer des Shared Folders müssen ein neues Konto im Mailclient (z.B. Thunderbird, Outlook) hinzufügen. Die Logindaten werden in der StrukturDB jedes Mal angezeigt, wenn Benutzer hinzugefügt werden, sind im Allgemeinen aber immer wie in der folgenden Beschreibung:
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Aysegül Omus 5.2 41 * Neues IMAP-Konto anlegen (Achtung: Nicht POP3 Siehe Hinweis unten)
wikibot 1.1 42 * E-Mail-Adresse des Kontos: ##projektname.lehrstuhl@cit.tum.de## (wird als Absendeadresse benutzt)
43 * Servername: ##mail.cit.tum.de##
44 * Benutzername: ##projektname.lehrstuhl+citkennung##
45 * Passwort: CIT-Kennungs-Passwort
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47 Zugriff über Webmail:
Aysegül Omus 4.2 48
wikibot 1.1 49 * https://webmail.in.tum.de/
50 * Username: ##projektname.lehrstuhl+citkennung##
51 * Passwort wie das der CIT-Kennung
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53 POP3-Zugriff:
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Thomas Walter Erbesdobler 2.1 55 * Falls Sie aus irgendwelchen Gründen POP3 statt IMAP benutzen möchten, achten Sie bitte darauf, dass das automatische Löschen in Ihrem Mailprogramm nicht aktiviert werden darf. Viele Mailprogramme haben für POP3 die Standardkonfig, dass alle Mails direkt nach dem Herunterladen oder nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Damit sind sie auch den anderen Projektmitgliedern nicht mehr zugänglich.
wikibot 1.1 56
Aysegül Omus 8.1 57 [[Diese Anleitung>>CIT.ITO.Docs.Services.E-Mail.CitSharedFolder]] zeigt, wie die Projektmitglieder den Shared Folder Account im Mailclient einrichten können.
58
Thomas Walter Erbesdobler 2.1 59 == Informatik ==
wikibot 1.1 60
61 Das alte Modell aus der Informatik verwenden wir nicht mehr für neu erstellte Shared Folder. Stattdessen siehe oben bei CIT.
62
Thomas Walter Erbesdobler 2.1 63 * Projektpostfach ist ein Unterordner im persönlichen IMAP-Postfach: ##INBOX.shared.projektname.Eingang##
wikibot 1.1 64 * Weitere Unterordner können unterhalb von ##Eingang## angelegt werden, aber diese können nur von der Systemgruppe gelöscht werden (um versehentliche Löschungen zu verhindern)
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66 Falls der Ordner noch nicht angezeigt wird, muss der Mailclient (z.B. Thunderbird) neu gestartet werden.
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Aysegül Omus 8.1 68 Weitere Anleitung vom Helpdesk befindet sich [[hier>>CIT.ITO.Docs.Services.E-Mail.Sharedfolder.WebHome]].
wikibot 1.1 69
Thomas Walter Erbesdobler 2.1 70 == Mathematik ==
wikibot 1.1 71
72 Das alte Modell aus der Mathematik ist nur geringfügig verschieden vom CIT-Modell. Für neu eingerichtete Mailboxen bitte oben bei CIT nachsehen.
73
74 Teilnehmer des Shared Folders müssen ein neues Konto im Mailclient (z.B. Thunderbird, Outlook) hinzufügen:
Aysegül Omus 4.2 75
Aysegül Omus 5.3 76 * Neues IMAP-Konto anlegen (Achtung: Nicht POP3 Siehe Hinweis unten)
wikibot 1.1 77 * E-Mail-Adresse des Kontos: ##projektname@ma.tum.de## (wird als Absendeadresse benutzt)
78 * Servername: ##mail.ma.tum.de##
79 * Benutzername: ##mathekennung@projektname##
80 * Passwort: Mathe-Kennungs-Passwort
81
82 Zugriff über Webmail:
Aysegül Omus 4.2 83
wikibot 1.1 84 * https://webmail.ma.tum.de/
85 * Username: ##mathekennung@projektname##
86 * Passwort wie das der Mathekennung
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88 POP3-Zugriff:
89
Thomas Walter Erbesdobler 2.1 90 * Falls Sie aus irgendwelchen Gründen POP3 statt IMAP benutzen möchten, achten Sie bitte darauf, dass das automatische Löschen in Ihrem Mailprogramm nicht aktiviert werden darf. Viele Mailprogramme haben für POP3 die Standardkonfig, dass alle Mails direkt nach dem Herunterladen oder nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Damit sind sie auch den anderen Projektmitgliedern nicht mehr zugänglich.
wikibot 1.1 91
Aysegül Omus 8.1 92 [[Diese Anleitung>>CIT.ITO.Docs.Services.E-Mail.Funktionsadresse.WebHome]] erklärt, wie die Projektmitglieder nach der Freischaltung auf die Mails zugreifen können.
wikibot 1.1 93
Aysegül Omus 8.1 94
Aysegül Omus 9.1 95
Aysegül Omus 8.1 96 Mailingliste
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wikibot 1.1 98 Arbeitsweise:
99
Thomas Walter Erbesdobler 2.1 100 * Empfang über projektbezogene E-Mail-Adresse
wikibot 1.1 101 * Die E-Mail wird vervielfältigt und jedem Listenempfänger einzeln zugestellt
102 * Neue Mitglieder haben keinen Zugriff auf alte Mails
103 * Löschen von Mails wirkt sich auf keine anderen Teilnehmer aus
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105 Die Mailingliste kann vom Lehrstuhl-Administrator editiert werden (zum Hinzufügen oder Löschen von Mitgliedern).
106
Thomas Walter Erbesdobler 4.1 107 Empfangene Mails können automatisch in einen Unterordner im Postfach sortiert werden:
108 [[UCentral>>https://ucentral.in.tum.de]].
wikibot 1.1 109
Aysegül Omus 4.2 110 Bei Fragen, bitte wie immer an den Lehrstuhladministrator oder den Helpdesk ([[support@ito.cit.tum.de>>mailto:support@ito.cit.tum.de]]) wenden.
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Thomas Walter Erbesdobler 2.1 112 = OTRS =
wikibot 1.1 113
Aysegül Omus 4.2 114 [[OTRS>>https://otrs.com/]] ist ein Open-Source-Ticketsystem. [[support@ito.cit.tum.de>>mailto:support@ito.cit.tum.de]] leitet z.B. an unsere OTRS-Instanz weiter.
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116 Ein Ticketsystem kann sich lohnen, wenn:
Aysegül Omus 4.2 117
wikibot 1.1 118 * Fortschritt von Aufgaben von mehreren Teilnehmern verwaltet wird
119 * Zuständigkeiten nicht eindeutig sind
120 * Aufgaben Zustände wie 'Erledigt, ...' haben
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Thomas Walter Erbesdobler 3.1 122 Um am TUM-OTRS teilzunehmen, bitte ans IT-Servicezentrum wenden: [[it-support@tum.de>>mailto:it-support@tum.de]]