Version 6.1 von Aysegül Omus am 2023/12/27 16:37
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3 Projektadressen werden benutzt, um E-Mails an potentiell mehrere Empfänger zuzustellen.
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5 Beispiele:
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7 * Kontaktadresse für eine Arbeitsgruppe
8 * Ein Posten, für den die Verantwortung wechseln kann
9 * Gruppenkommunikation
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11 Dafür bietet die ITO zwei Lösungen an:
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13 * **Shared Folder**: Synchronisierter Ordner
14 * **Mailingliste**: Mailkopien an alle Empfänger
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16 Der Lehrstuhladministrator oder die ITO ([[support@ito.cit.tum.de>>mailto:support@ito.cit.tum.de]]) berät bei der Auswahl gerne.
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18 = Shared Folder =
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20 Arbeitsweise:
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22 * Empfang über projektbezogene E-Mail-Adresse
23 * E-Mails in gemeinsamer Ordnerstruktur gespeichert
24 * Zugriff über einen Unterordner der freigeschalteten persönlichen ITO-Accounts (mit IMAP)
25 * Z.B. Löschen oder Verschieben von Mails wirkt sich auf alle Teilnehmer aus
26 * Später hinzugefügte Nutzer sehen alle bisherigen E-Mails
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28 Neue Benutzer werden im Shared Folder von der Systemgruppe oder vom Lehrstuhladministrator aufgenommen.
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30 Historisch hieß der Shared Folder bei der Mathematik 'Funktionsadresse'.
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32 Shared Folders können die Lehrstuhl-Admins selbst erstellen in der StrukturDB. Die Funktion dafür ist zu finden unter „Register“ ↦ „Sharedmail“ ↦ „Neu“.
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34 Die folgende Anleitung erklärt, wie die Projektmitglieder nach der Freischaltung auf die Mails zugreifen können.
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36 == CIT ==
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38 Die Seit der Einführung der CIT-Mailadressen gilt die Anleitung hier für alle Shared Folder in der CIT (Informatik, Mathematik, ...):
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40 Teilnehmer des Shared Folders müssen ein neues Konto im Mailclient (z.B. Thunderbird, Outlook) hinzufügen. Die Logindaten werden in der StrukturDB jedes Mal angezeigt, wenn Benutzer hinzugefügt werden, sind im Allgemeinen aber immer wie in der folgenden Beschreibung:
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42 * Neues IMAP-Konto anlegen (Achtung: Nicht POP3 Siehe Hinweis unten)
43 * E-Mail-Adresse des Kontos: ##projektname.lehrstuhl@cit.tum.de## (wird als Absendeadresse benutzt)
44 * Servername: ##mail.cit.tum.de##
45 * Benutzername: ##projektname.lehrstuhl+citkennung##
46 * Passwort: CIT-Kennungs-Passwort
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48 Zugriff über Webmail:
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50 * https://webmail.in.tum.de/
51 * Username: ##projektname.lehrstuhl+citkennung##
52 * Passwort wie das der CIT-Kennung
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54 POP3-Zugriff:
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56 * Falls Sie aus irgendwelchen Gründen POP3 statt IMAP benutzen möchten, achten Sie bitte darauf, dass das automatische Löschen in Ihrem Mailprogramm nicht aktiviert werden darf. Viele Mailprogramme haben für POP3 die Standardkonfig, dass alle Mails direkt nach dem Herunterladen oder nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Damit sind sie auch den anderen Projektmitgliedern nicht mehr zugänglich.
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58 == Informatik ==
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60 Das alte Modell aus der Informatik verwenden wir nicht mehr für neu erstellte Shared Folder. Stattdessen siehe oben bei CIT.
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62 * Projektpostfach ist ein Unterordner im persönlichen IMAP-Postfach: ##INBOX.shared.projektname.Eingang##
63 * Weitere Unterordner können unterhalb von ##Eingang## angelegt werden, aber diese können nur von der Systemgruppe gelöscht werden (um versehentliche Löschungen zu verhindern)
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65 Falls der Ordner noch nicht angezeigt wird, muss der Mailclient (z.B. Thunderbird) neu gestartet werden.
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67 Weitere Anleitung vom Helpdesk: [[CIT.ITO.Docs.Services.E-Mail.Sharedfolder.WebHome]]
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69 == Mathematik ==
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71 Das alte Modell aus der Mathematik ist nur geringfügig verschieden vom CIT-Modell. Für neu eingerichtete Mailboxen bitte oben bei CIT nachsehen.
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73 Teilnehmer des Shared Folders müssen ein neues Konto im Mailclient (z.B. Thunderbird, Outlook) hinzufügen:
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75 * Neues IMAP-Konto anlegen (Achtung: Nicht POP3 Siehe Hinweis unten)
76 * E-Mail-Adresse des Kontos: ##projektname@ma.tum.de## (wird als Absendeadresse benutzt)
77 * Servername: ##mail.ma.tum.de##
78 * Benutzername: ##mathekennung@projektname##
79 * Passwort: Mathe-Kennungs-Passwort
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81 Zugriff über Webmail:
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83 * https://webmail.ma.tum.de/
84 * Username: ##mathekennung@projektname##
85 * Passwort wie das der Mathekennung
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87 POP3-Zugriff:
88
89 * Falls Sie aus irgendwelchen Gründen POP3 statt IMAP benutzen möchten, achten Sie bitte darauf, dass das automatische Löschen in Ihrem Mailprogramm nicht aktiviert werden darf. Viele Mailprogramme haben für POP3 die Standardkonfig, dass alle Mails direkt nach dem Herunterladen oder nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Damit sind sie auch den anderen Projektmitgliedern nicht mehr zugänglich.
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91 == Mailingliste ==
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93 Arbeitsweise:
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95 * Empfang über projektbezogene E-Mail-Adresse
96 * Die E-Mail wird vervielfältigt und jedem Listenempfänger einzeln zugestellt
97 * Neue Mitglieder haben keinen Zugriff auf alte Mails
98 * Löschen von Mails wirkt sich auf keine anderen Teilnehmer aus
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100 Die Mailingliste kann vom Lehrstuhl-Administrator editiert werden (zum Hinzufügen oder Löschen von Mitgliedern).
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102 Empfangene Mails können automatisch in einen Unterordner im Postfach sortiert werden:
103 [[UCentral>>https://ucentral.in.tum.de]].
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105 Bei Fragen, bitte wie immer an den Lehrstuhladministrator oder den Helpdesk ([[support@ito.cit.tum.de>>mailto:support@ito.cit.tum.de]]) wenden.
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107 = OTRS =
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109 [[OTRS>>https://otrs.com/]] ist ein Open-Source-Ticketsystem. [[support@ito.cit.tum.de>>mailto:support@ito.cit.tum.de]] leitet z.B. an unsere OTRS-Instanz weiter.
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111 Ein Ticketsystem kann sich lohnen, wenn:
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113 * Fortschritt von Aufgaben von mehreren Teilnehmern verwaltet wird
114 * Zuständigkeiten nicht eindeutig sind
115 * Aufgaben Zustände wie 'Erledigt, ...' haben
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117 Um am TUM-OTRS teilzunehmen, bitte ans IT-Servicezentrum wenden: [[it-support@tum.de>>mailto:it-support@tum.de]]