Versand von Massenmails

Massenmails zu verschicken kann negative Auswirkungen auf das Internet und auf das Mailsystem bei der RBG und auf ihre Benutzer haben. Daher erwarten wir von allen, die Massenmails verschicken, dass sie sich mit diesen Gefahren und den Richtlinien in diesen Artikel auseinandersetzen.

Um nicht als Spammer gesperrt zu werden, limitieren wir den Versand von Massenmails. Aber zunächst:

Was sind Massenmails?

Mails, die in einem kurzen Zeitraum an viele Empfänger (ab mehreren Hundert) verschickt werden, betrachten wir in diesem Artikel als Massenmails. Besonders kritisch sind dabei solche Mails, die an externe Empfänger gehen, also Mailadressen, die nicht auf @in.tum.de oder @ma.tum.de oder ähnlich enden.

Beispiele für legitime Massenmails:

• Anmeldebestätigungen für Studenten
  Gefahren von Massenmails
• Mailfluten an externe Adressen können von den jeweiligen Providern (z.B. Gmail, Outlook.com (Hotmail), ...) und deren Benutzern als Spam gewertet werden. Wenn diese Provider zu viele Spam-Mails feststellen, blockieren sie unseren RBG-Mailout-Server komplett, weil sie davon ausgehen, dass wir z.B. einen Virenbefall haben oder unlauteres Marketing betreiben. Wir hatten in der Vergangenheit schon gelegentlich Probleme mit solchen Sperren
• Ab einer gewissen Größenordnung verstopfen Massenmails unsere Mailqueues und sorgen dafür, dass alle Mails auf unseren Servern verspätet ausgeliefert werden
• Um Spammer (Botnets) und fehlkonfigurierte Scripte abzufangen, blockieren wir per Default Massenmails

Unsere Richtlinien für Massenmails

• Die Mails müssen die Empfänger darüber aufklären, warum sie die Mail bekommen (z.B. weil sie sich für eine Vorlesung angemeldet haben). Nach Möglichkeit sollten die Empfänger auch darauf hingewiesen werden, wie sie weitere Mails abbestellen können.
• Wenn Sie mehr Mails verschicken müssen, als mit den unten angebenen Raten möglich ist, muss bei der Systemgruppe eine Freischaltung beantragt werden. Dabei ist es wichtig, uns den Envelope Sender (siehe unten) zu nennen sowie den SMTP-Server, den Sie benutzen. Der SMTP-Server ist normalerweise mail.in.tum.de oder mail.ma.tum.de, oder wenn Sie aus einem Server wie den VMs der RBG schicken, ist es oft mailrelay.in.tum.de (der Postfix-Smarthost).
• Auch wenn wir Sie freigeschaltet haben: Wenn mehr als ca. 2000 Mails auf einmal verschickt werden, ist es sinnvoll den Versand zu drosseln, z.B. auf 1 pro Sekunde. Im Zweifelsfall sprechen Sie noch einmal mit der RBG.
• Achten Sie auf wohlgeformte Mailheader. Dies ist hauptsächlich für diejenigen Anwender wichtig, die selbst entwickelte Software zum Mailversand benutzen. Es wird oft vergessen, die Header "Date" und "Message-ID" zu setzen. Zwar setzt unser SMTP-Server diese Header nachträglich selbst ein, jedoch ist es zur besseren Einstufung in Spamassassin wichtig, dass sie gerade bei Massenmails diese Header selbst auf einen wohlgeformten Wert setzen.

Wichtig zu wissen

• Was ist ein Envelope Sender: Das ist wie bei einem Brief - was draußen auf dem Briefumschlag als Absender steht (Envelope), kann ein anderer sein, als der auf dem inneren Briefpapier gedruckte. Normalerweise, z.b. beim Verschicken von Mails mit Programmen wie Thunderbird sind beide gleich. Beim Verschicken mit spezialisierter Software kann er oft getrennt eingestellt werden. Dies ist wichtig zu wissen, weil der Envelope Sender bei uns für die Freischaltung für Massenmails benutzt wird. Außerdem gehen auch Zustell-Fehlerberichte („Bounces“) an die Adresse des Envelope Sender. Technisch gesehen wird das Envelope mit Headern über SMTP zwischen den Mailservern übermittelt - der Inhalt der Mail bleibt gleich (so funktioniert übrigens auch das BCC: envelope-to wird gesetzt, aber nicht das To in der Mail selbst).

Automatische Begrenzung

Unsere Mailserver reagieren automatisch mit Einschränkungen, wenn Sie sehr viele Mails verschicken. Dies soll nicht heißen, dass Sie die Richtlinien nicht beachten müssen, wenn Sie unter diesen Zahlen bleiben; vielmehr dienen die automatischen Einschränkungen dazu, dass die Mailserver nicht überlastet werden.

Hierbei betrachten Sie Mails mit mehreren explizit aufgeführten Empfängern bitte als mehrere Mails (z.B. mit To, CC oder BCC); eine Mail an externe E-Mail-Adressen, welche dann vom verantwortlichen Mailserver an (viele) weitere Empfänger zugestellt wird ("Mailingliste") zählt jedoch in der Regel nur als eine einzige Mail.

Die Begrenzung greift also nur, wenn viele individuelle Mails verschickt werden, oder die gleiche Mail an viele explizit angeschriebene Empfänger, nicht jedoch wenn man eine Mail an eine Mailingliste wie mitarbeiter@fu-dietersheim.de schickt.

Wenn Sie durch die Mail-Begrenzung eingeschränkt wurden, erhalten Sie sogenannte temporäre Fehler vom Mailserver. In Programmen wie Thunderbird bedeutet das in der Regel, dass Sie eine Fehlermeldung angezeigt bekommen statt dass Ihre Mails verschickt werden. Bei der Verwendung von einigen spezialisierten Mailsoftwares oder der Benutzung von vorangestellten Mailservern (Lehrstuhl-Servern oder unseren VM-Servern) sorgen die temporären Fehler dafür, dass die Mails in der Warteschleife bleiben und ungefähr mit der obengenannten Rate allmählich verschickt werden.

Wir passen die Mechanismen gelegentlich an neue Begebenheiten an, also überprüfen Sie diesen Wiki-Artikel, bevor Sie Ihre Mails verschicken.

Andere automatische Mechanismen

Manche andere Mechanismen können gelegentlich mit der oben beschriebenen Beschränkung verwechselt werden:

• Viele Versuche, ein falsches Passwort zu benutzen -> das Passwort wird automatisch gesperrt
• Falls Ihre Mails vom Spamfilter als Spam klassifiziert werden, werden Sie am Mailserver gesperrt; diese Sperre wird nicht automatisch aufgehoben. Die Fehlermeldung des Mailservers sollte Ihnen in diesem Fall helfen, die Ursachen zu unterscheiden.
• Die Emfänger ("To" und "CC") einer einzelnen Mail können maximal 400 sein. Die obengenannten Grenzen (Anzahl von Mails pro Minute) können somit nur erreicht werden, wenn mehrere Kopien der gleichen Mail nacheinander an unterschiedliche Emfänger geschickt werden.